تلفن ابری

تلفن ابری را بر اساس جریان تماس انتخاب کنید

تلفن ابری برای مجموعه ای ارزشمند است که نیاز ارتباطی خود را بشناسد. پیش از بررسی امکانات، مسیر تماس از لحظه ورود تا حل درخواست را ترسیم کنید. معلوم باشد مشتری فروش، پشتیبانی و پیگیری سفارش چگونه به مسئول مناسب می رسد. اگر اعضای تیم در محل های مختلف کار می کنند، شیوه دسترسی هر گروه را نیز مشخص کنید. تعداد افراد، تعداد تماس همزمان و ساعات شلوغ یک مفهوم نیستند و باید جدا بررسی شوند. این نقشه ساده کمک می کند سرویس متناسب با شیوه کار انتخاب شود و امکانات اضافی جای نیازهای اصلی را در تصمیم نگیرد.

شماره، داخلی و ظرفیت را از هم جدا کنید

شماره کسب و کار به هویت تماس مربوط است و داخلی ها به سازماندهی پاسخ گویی کمک می کنند. ظرفیت همزمانی نیز باید با حجم واقعی تماس های فعال هماهنگ باشد. هنگام بررسی پیشنهادها، این اجزا را جدا بپرسید تا تفاوت نام پلن ها باعث ابهام نشود. مشخص کنید هر کاربر با چه ابزار و در چه محیطی پاسخ می دهد و اضافه یا حذف کردن همکار چگونه انجام می شود. اگر امکان انتقال تماس یا صف برایتان ضروری است، شرایط همان قابلیت را دریافت کنید. وجود یک عنوان کلی مرکز تلفن به معنی فعال بودن همه امکانات در تمام سرویس ها نیست.

امکانات را به نیاز عملیاتی متصل کنید

منشی گویا، ساعات پاسخ گویی، انتقال تماس، گزارش و اتصال به ابزارهای دیگر موضوع هایی هستند که می توانید در مشاوره مطرح کنید. برای هر مورد توضیح دهید چه مسئله ای را می خواهید حل کنید. مثلا اگر تماس به بخش اشتباه می رسد، باید نام گزینه ها و مسیر ارجاع را بررسی کرد؛ صرف اضافه کردن داخلی تازه لزوما مسئله را حل نمی کند. امکانات واقعی و روش پیاده سازی را با سرویس قابل ارائه تطبیق دهید. این رویکرد به جای جمع کردن فهرستی طولانی، به شما کمک می کند برای هر قابلیت، مسئول و معیار ارزیابی مشخص داشته باشید.

زیرساخت و ابزارهای پاسخ گویی را آزمایش کنید

در کاربردی که از اتصال شبکه استفاده می کند، کیفیت تجربه باید از محل واقعی کار تیم بررسی شود. تجهیزات، شرایط شبکه و استفاده همزمان سایر نرم افزارها می توانند در تجربه تماس نقش داشته باشند. پیش از گسترش استفاده، چند وضعیت واقعی بسازید و تماس ورودی، خروجی و انتقال را امتحان کنید. اگر مسیر جایگزین دارید، عملکرد آن را هم ببینید. صرف اشاره به سرعت اسمی اینترنت یا یک تماس آزمایشی در محیط متفاوت برای تصمیم کافی نیست. هدف آزمایش این است که تیم بداند در شرایط معمول و هنگام نبود پاسخ چه اتفاقی برای درخواست مشتری می افتد.

برآورد هزینه و مقایسه پیشنهادها

برای مقایسه، تعداد کاربران و نیازهای اصلی را ثابت نگه دارید. هزینه راه اندازی، دوره سرویس، مصرف تماس و قابلیت های جانبی را جدا دریافت کنید. اگر دسترسی به گزارش یا شیوه نگهداری اطلاعات برای شما مهم است، شرایط آن را از ابتدا بپرسید. هزینه کمتر زمانی معیار مناسبی است که نیاز یکسانی پوشش داده شود. در کنار عدد تعرفه، مسیر پشتیبانی و مسئول رسیدگی به مشکل را نیز بررسی کنید. قطع پاسخ گویی یا نامشخص بودن فرایند پیگیری ممکن است هزینه ای بسازد که در قیمت اولیه دیده نمی شود. تصمیم را با یک سناریوی واقعی ماهانه بسنجید.

شروع مرحله ای و سنجش پاسخ گویی

راه اندازی را می توان با یک بخش یا شیفت محدود آغاز کرد. مسیر ساعات غیرکاری، نبود پاسخ و ارجاع تماس را قبل از استفاده گسترده تعیین کنید. سپس نتیجه را با شاخص روشن مانند درخواست پاسخ داده شده یا پیگیری کامل بررسی کنید. تعداد تماس به تنهایی کیفیت ارتباط را نشان نمی دهد. اگر مشتری ناچار است چند بار موضوع را توضیح دهد، هنوز در فرایند جای اصلاح وجود دارد. آموزش تیم، متن منو و ثبت نتیجه باید با هم پیش بروند. بعد از رفع ابهام های مرحله اول، دامنه استفاده را گسترش دهید تا علت خطاها قابل تشخیص بماند.

مطالعه راهنماهای مرتبط

برای بررسی جزئیات عملی، راهنمای تلفن ابری برای کسب و کار و کاهش تماس های از دست رفته و هماهنگی پیگیری با مارکتینگ اتومیشن را ببینید. پیش از درخواست راه اندازی، هدف، مخاطب، حجم تقریبی و مسئول پیگیری را مشخص کنید تا بررسی سرویس با نیاز واقعی شما انجام شود.